Критерии выбора отеля для деловой поездки

Когда необходимо бронировать отель для командировки?

Выбор отеля – задача непростая, нужно проанализировать несколько факторов. К поиску места размещения рекомендуется приступать сразу после согласования поездки, подписании руководством приказа об отправке сотрудника в командировку. В большинстве случаев этим занимается сам работник.

Ему необходимо продумать и сформировать детальный план предстоящей поездки. В нем отражают все деловые активности и перемещения, места запланированных встреч. Некоторые командировки предполагают обучение – это также необходимо учитывать, искать отель поблизости от места занятий.

Некоторые обращаются за помощью в агентство делового туризма, но большинство пользуется современными онлайн-решениями, которые упрощают выбор гостиницы.

Учтите расположение отеля

Отель должен иметь удобное расположение – это основной критерий выбора. Большим плюсом будет шаговая доступность от места проведения встреч и семинаров. Это обеспечит экономию времени, позволит уменьшить количество командировочных дней.

Если в отеле с оптимальным месторасположением нет свободных номеров, придется поискать другой вариант. При наличии в командировочном плане нескольких локаций, ищите гостиницу рядом со станцией метрополитена или автобусной остановкой. Далеко не всегда принимающая сторона обеспечивает трансфер, важно грамотно рассчитать время, учесть возможные пробки.

Когда речь заходит о деловой поездке, отдаленный вариант размещения лучше не рассматривать.

Изучить положение о командировке для точного выбора отеля

Прежде чем сделать окончательный выбор, изучите положение о командировке. Нужно сразу определиться, в пределах какой суммы и класса искать номер. Этот момент, как правило, прописывают во внутреннем положении о деловых поездках. Перед бронированием номера нужно удостовериться, что он отвечает предписаниям бизнес-организации.

Проверить дополнительные сборы

Рекомендуется также проверить возможные дополнительные сборы. Во многих государствах в гостиницах с постояльцев взимают туристический сбор. К примеру, на территории ОАЭ за одну ночь берут от 2 до 6 долларов – сумма зависит от класса отеля.

Курортные сборы взимаются и в нескольких российских регионах: Крыму, Краснодаре, Ставрополе, на Алтае. Нередко этот сбор входит в цену бронирования, но иногда он оплачивается отдельно, на этапе заселения. Этот момент следует принимать во внимание при расчете аванса на деловую поездку.

Узнать о бонусах и программе лояльности

Не лишним будет узнать о бонусах и программе лояльности в выбранном отеле. Это могут быть баллы или иные бонусы за проживание в гостинице, например, бесплатный ужин в ресторане или посещение фитнес-центра. Количество бонусов рассчитывается в соответствии со стоимостью номера. Баллы начисляют лишь тому, на кого оформлена бронь, независимо от количества проживающих в номере.

Для участия в программах лояльности, комнату обязательно нужно бронировать на сайте гостиницы, оплата через агрегаторы не дает такой возможности.

Чаще всего подобные программы предусматривают несколько уровней: чем больше баллов у туриста, тем больше привилегий ему полагается. Из других бонусов можно отметить ранний заезд, повышение категории номера, приветственную фруктовую тарелку или напиток.

Какие ошибки можно допустить при выборе отеля для служебной поездки

На этапе выбора отеля для служебной поездки важно избегать ошибок. Во время бронирования нужно учесть все нюансы, уложиться в рамки отведенного на командировку бюджета. Необходимо найти вариант, в полной мере отвечающий заданным параметрам.

Перед бронью номера в той или иной гостинице не помешает изучить отзывы других туристов. Их публикуют не только на сайтах отелей, но и на форумах для путешественников. Желательно также ознакомиться с рейтингом лучших отелей в конкретном городе.

По возможности поищите гостиницу, размещение в которой предполагает накопление корпоративных бонусов. Это можно сделать через специальные сайты.

При бронировании номера в отеле необходимо подумать обо всем, включая отчетность, чтобы избежать проблем. В компанию придется предоставлять закрывающую документацию, иначе командировку не оплатят. Командированным лицам предоставляется возможность заполнения авансового счета в онлайн режиме. Вся эта документация учитывается в 1С организации и кадровом отделе.

Забронировать номер на время командировки можно в любой гостинице, причем не только в России, но и за рубежом. Если сделать все правильно, грамотно подойти к поиску отеля, можно сэкономить и время, и финансы, сделать деловую поездку приятной и максимально продуктивной.

Отличным местом размещения на время командировки может стать сеть отелей Cosmos Hotel Group, в которых созданы отличные условия для проживания. Номер в курортном городе Сочи и других можно забронировать заранее на удобную дату, воспользуйтесь этой возможностью прямо сейчас!